情報共有のためのマニュアルづくり
マニュアルづくりも業務効率化の一歩です。
なぜマニュアルが必要なのか
担当を引継ぎするとき、ノートとペンを持って、なぐり書きで聞いたことを書き続ける。
教えたはずなのに、何度も同じことを聞かれる
業務を引継ぎをするときに、するほうもされるほうにも、それぞれ負荷がかかります。
引継ぎをし、教えることで気づき、こうすればよかったかなと思いつく場面もあります。
マニュアルを作ることは労力がかかり、大変な面がありますが
- 教育の手間暇がなくなる
- マニュアルをみてもらうことで、自己解決してもらえる
- 業務の属人化が防げる
といった効果があります。
マニュアルを作るときに意識すること
では、そんなマニュアルを作るとなったら気をつけたいことがあります。
マニュアルを利用しようとする場面では
- 「じぶんが何をすればいいか」を知りたい
- 読み方を考えさせてはいけない
という点を気をつけて作成する必要があります。
これは、マニュアルを必要としているとき、利用者は、よく読まないということがあります。
急いで知りたいと思っていることもあり、流し読みしてしまいます。
細かく書いても、伝わらないことに留意する必要があります。
マニュアルを作成する
マニュアルを作成するには
- どんな場面で利用されるかを想定する
- 目次をつくる
- 本文をつくる
といった流れになります。
作ろうとするマニュアルが、どういった方が、どのような状況で利用しようとするのかを想定して作成することで、細かく作るのか、大きく流れで作るのかといった違いが生まれます。
また、目次を最初に決めることで、全体のマニュアル構成が整います。
目次の作り方には
- 目次を見ただけで知りたいことを探せる
- 見出しで利用者が「今知りたい内容か」を判断できるように書く
- 章・節・項の3階層までにする
といったことを心がけます。
マニュアルを作ることで、じぶん自身の時間を作ることにもつながります。
効率化の第一歩におすすめです。